Description de la profession
L’assistant ou l’assistante de bureau exécute, pour l’essentiel, des tâches administratives simples et standardisées. Il accueille les personnes à la réception, réponde au téléphone, photocopie, classe et distribue des documents, selon les instructions du ou de la responsable.
Ses principales activités consistent à :
Réception
* accueillir les gens à la réception, répondre à leurs demandes ou les diriger vers le service compétent ;
* répondre au téléphone, prendre des notes, renseigner ou passer la communication à la personne concernée ;
* déposer et retirer du courrier au guichet de la poste ; procéder à la distribution des lettres et paquets à l’intérieur de l’entreprise ;
* utiliser les équipements de transmission de données disponibles (téléphone, fax, ordinateur), en maîtriser les principales opérations techniques (chargement de papier, changement des cartouches d’encre, etc.) ;
Secrétariat
* élaborer et mettre en page de manière autonome, à l’aide de programmes informatiques usuels, des documents standards : lettres, formulaires, listes, tableaux ;
* rédiger des procès-verbaux et des communiqués internes courants ; traiter certaines pièces comptables, tenir une comptabilité débiteurs et créanciers simple ;
* rassembler, mettre à disposition, à l’aide de listes de contrôle, de la documentation pour des équipes de travail, des clients, des conférenciers, des visiteurs ;
* planifier les activités quotidiennes et les exécuter par ordre de priorité ;
* chercher les informations nécessaires à l’exécution des tâches en utilisant les moyens disponibles : Internet, Intranet, notices d’utilisation, répertoires, annuaires téléphoniques, directives internes, etc. ;
* mettre à jour des données ; les compléter, les actualiser et les adapter, les sauvegarder régulièrement, en se conformant aux directives ;
* classer des données et des documents ou les éliminer, selon des instructions, en tenant compte des aspects de sécurité et de confidentialité ; collaborer à la gestion des archives internes de l’entreprise ;
* utiliser la photocopieuse, connaître et exploiter ses principales fonctions, la programmer de manière adéquate selon les besoins ;
* résoudre les problèmes indiqués par les messages d’erreur et certains dysfonctionnements des équipements de bureau ; ou entreprendre les démarches auprès des personnes compétentes ;
* éliminer des fournitures de bureau et des consommables informatiques courants (encre, papier, emballages…) conformément aux directives en vigueur.
Les activités des assistants de bureau varient en fonction de l’entreprise qui les emploie. Dans les petites équipes la polyvalence est appréciée. Dans les grandes entités, la variété de leurs tâches peut être restreinte.
Attention : Cette formation ne donne pas droit à un Certificat Fédéral de Capacité (CFC), mais à une Attestation Fédérale de formation Professionnelle (AFP).
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